Mnoge nevladne organizacije za izvajanje svojega poslanstva sodelujejo z prostovoljkami, ob tem pa je pomembno vedeti, da je prostovoljstvo regulirano z zakonom in pravilnikom, ki organizacijam določata normative, pravice in obveznosti.
Nevladne organizacije, ki vključujejo tudi prostovoljsko delo morajo ob tem upoštevati nekatera administrativna določila in v tokratnem servisu Asociacije pojasnjujemo kakšne formalnosti so s tem povezane.
2. člen Zakon o prostovoljstvu (ZProst) definira prostovoljstvo na način, da je: »družbeno koristna brezplačna aktivnost posameznikov, ki s svojim delom, znanjem in izkušnjami prispevajo k izboljšanju kakovosti življenja posameznikov in družbenih skupin ter k razvoju solidarne, humane in enakopravne družbe. Prostovoljstvo krepi medsebojno solidarnost ljudi, spodbuja razvoj človeških zmožnosti in vseživljenjskega učenja, zagotavlja družbeno povezanost in sodelovanje pri reševanju problemov posameznikov in družbe.«
16. člen določa, da se prostovoljsko delo opravlja na podlagi sklenjenega dogovora, ki je pisni ali ustni, oz. v nekaterih primerih (17. člen) zakon določa obveznost pisnega dogovora. 18. člen zakona ob tem določa, kaj vse je vsebina dogovora o prostovoljskem delu. Poleg tega pa mora organizacija voditi evidence prostovoljk in prostovoljskega dela. Evidenco prostovoljk* in opravljenega prostovoljskega dela morajo organizacije voditi tako, da za vsako prostovoljko vzpostavi in vodi evidenco opravljenega prostovoljskega dela. 23. člen ZProst določa informacije, ki jih mora vsaka taka evidenca vsebovati, hkrati pa je potrebno zagotoviti varstvo osebnih podatkov v skladu z GDPR (General Data Protection Regulation). Evidence morajo vsebovati:
- »naziv in sedež prostovoljske organizacije ali organizacije s prostovoljskim programom, osebno ime prostovoljca, datum rojstva, datum ali časovno obdobje, v katerem je prostovoljec delo opravil,
- podatek o vrsti opravljenega prostovoljskega dela,
- področje prostovoljskega dela po seznamu, določenim s predpisom na podlagi drugega odstavka 23.a člena tega zakona,
- število opravljenih prostovoljskih ur glede na kraj izvajanja prostovoljskega dela,
- število opravljenih prostovoljskih ur po vrsti in področju prostovoljskega dela in
- navedbo osebnega imena in funkcije odgovorne osebe.«
Nadalje zakon določa pravice in obveznosti tako prostovoljk kot tudi organizacij, ki so obravnavane tudi v Pravilniku o področjih prostovoljskega dela in vpisniku.V skladu z 38. členom se prostovoljske organizacije lahko vpišejo tudi v elektronski vpisnik prostovoljskih organizacij in organizacij s prostovoljskim programom pri Agenciji za javnopravne evidence in storitve (AJPES). Vpis je obvezen le za javne zavode, za nevladne organizacije pa je priporočljiv, saj jim s tem pripadajo tudi določene ugodnosti. Zakon namreč predvideva določene spodbude na tem področju in sicer morajo ministrstva najmanj 10 % razpisanih sredstev nameniti za programe ali projekte, ki vključujejo prostovoljsko delo ali pa so namenjeni razvoju prostovoljstva. Poleg tega je vpis v register pomemben tudi zato, ker prostovoljkam, ki so prejemnice denarne socialne pomoči, s tem omogočijo uveljavljanje dodatka za delovno aktivnost.
Organizacije, ki so vpisane v vpisnik prostovoljskih organizacij in organizacij s prostovoljskim programom, morajo na AJPES ob oddaji finančnega poročila oddati tudi poročilo o prostovoljstvu, ki vključuje podatke o številu prostovoljcev po spolu in starostnih skupinah, o skupnem številu opravljenih prostovoljskih ur glede na kraj opravljanja dela, o skupnem številu opravljenih prostovoljskih ur ter številu opravljenih ur glede na vrste in področja prostovoljskega dela.
Če prostovoljci ene organizacije opravljajo prostovoljsko delo pri drugi, se morata organizaciji glede poročanja dogovoriti. Po navadi poroča organizacija, ki ima s prostovoljci sklenjene dogovore o prostovoljskem delu.
Ob tem še dodajamo, da Slovensko mrežo prostovoljskih organizacij vodi Slovenska Filantropija, ki je po Zakonu o nevladnih organizacijah (ZNOrg) na nacionalni ravni tudi vsebinska mreža za to področje.
* V besedilu uporabljeni in zapisani izrazi v slovnični obliki za ženski spol, se uporabljajo kot nevtralni za vse spole.