Eden od pogojev štiriletnega programskega razpisa ministrstva za kulturo, objavljenega poleti 2017 in katerega rezultati so bili objavljeni ta teden, je tudi obvezno pobiranje vstopnin v znesku najmanj enega evra. Temu ukrepu smo v Asociaciji, kjer se zavzemamo za široko dostopno kulturo, ostro nasprotovali, a ministrstvo pogoja kljub odsotnosti argumentacije, zakaj naj bi bil smiseln, ni želelo spremeniti.
Ker številne nevladne organizacije niso vajene pobiranja vstopnin, saj so neprofitne organizacije, ki kulturo razumejo kot nujni element vsake družbe in ki mora biti na voljo vsem, smo pripravili pojasnila, kako tehnično izvajati ukrep pobiranja vstopnin.
S pomočjo vodiča, ki ga objavljamo v okviru servisa Asociacije, boste lahko ugotovili, kateri sistem izdajanja računov vam najbolj ustreza, poleg tega pa vam posredujemo vire, kjer lahko najdete vse informacije o tehničnih podrobnostih za vzpostavitev sistema izdajanja davčno potrjenih računov.
Najprej k terminološki razčlenitvi. Zakon o davčnem potrjevanju računov namreč ne nalaga nujnosti uporabe davčne blagajne, pač pa govori o obvezi davčnega potrjevanja računov. Slednje je pri večjih trgovcih običajno res opravljeno z davčno blagajno, a načeloma to ni edni možni način zadostitvi zakonskih določil.
Glede poslovanja z gotovino je pri nevladnih organizacijah najprej potrebno pogledati, kdo je sploh zavezan k izdajanju takšnih računov.Če ima nevladna organizacija namreč manj kot 5.000 evrov prihodkov letno (tako gotovinskih kot drugih), oziroma pričakuje, da bo teh prihodkov v tekočem letu imela manj kot 5.000 evrov, potem ni zavezana k izdajanju davčno potrjenih računov. Pomembno je poudariti, da se v znesek 5.000 evrov ne vštevajo javna sredstva ali donacije, ki jih prejme organizacija, pač pa zgolj pridobitna sredstva (npr. prodaja vstopnic, knjig, revij, storitev, itd.). V kolikor izpolnjujete navedeni pogoj, potem morate, da bi bili oproščeni obveze izdajanja računov izpolnjeni tudi nekatere druge pogoje, zapisane v Pravilniku o dopolnitvah Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost in sicer:”
– njihov cilj ni doseganje dobička, če pa dobiček vseeno dosežejo, ga ne smejo razdeliti, temveč ga morajo nameniti za nadaljnje opravljanje ali izboljšanje storitev,
– jih upravljajo in vodijo večinoma prostovoljci, ki sami ali prek drugih oseb niso posredno ali neposredno udeleženi v rezultatih teh dejavnosti, in
– zaračunavajo cene, ki jih odobrijo pristojni organi, ali cene, ki niso višje od takšnih odobrenih cen, ali za dobave, za katere ni potrebna odobritev cen, cene, ki so nižje, kot jih za podobne dobave zaračunavajo davčni zavezanci, ki obračunavajo DDV;”
A ker prejemniki sredstev programskega razpisa ministrstva za kulturo vseeno morajo zaračunavati vstopnino vsaj 1 evro, to pomeni, da mora organizacija na nek način vseeno beležiti gotovinske prihodke. Slednje lahko stori z izdajanjem kart oziroma oštevilčenih odrezkov, kjer tudi sama shranjuje število izdanih potrdil. Poleg tega mora beležiti tudi kumulativne prihodke in vse skupaj na koncu predati računovodji za ustrezno nadaljnjo obdelavo. V tem primeru davčna blagajna oziroma davčno potrjevanje računov sploh ni potrebno.
V kolikor nevladna organizacija presega zgoraj navedeni znesek, pa je zavezana izdajati račune in upoštevati obvezo davčnega potrjevanja računov. Slednje lahko naredi na tri načine. Najprej s t.i. davčno blagajno, kar je zgolj besedna zveza, ki označuje elektronsko napravo, ki upošteva vsa določila, ki so navedena v zakonu. Naprave, ki so že prilagojene vsem zakonskim zahtevam, hkrati pa so tudi tehnično prilagojene okolju, kjer je izdajanje računov pogosto (npr. živilske trgovine, gostilne, itn.), se kupi v prosti prodaji, a so običajno precej drage (cene blagajn standardnih velikosti, se gibljejo od 500 evrov navzgor, manjše blagajne pa je možno dobiti za nekaj sto evrov), zato se verjetno marsikatera nevladna organizacija ne bo odločila za nakup takšne naprave.
Druga možnost je izdajanje davčno potrjenih računov preko aplikacije, ki jo je razvila Finančna uprava RS in se imenuje miniBlagajna. Slednjo je možno koristiti tako preko računalnikov, ki koristijo sistem Windows, kot preko mobilnih naprav, ki uporabljajo operacijski sistem Android. MiniBlagajna je zavoljo določenih omejitev uporabna predvsem za posameznike, ki ne izdajajo velike količine računov. Glavni strošek, v kolikor boste aplikacijo uporabljali preko mobilnega telefona, bo predvsem nakup manjšega termičnega tiskalnika, ki ga lahko z Blouetooth povezavo povežete z mobilno napravo. Cene takšnih tiskalnikov se pričnejo pri manj kot 100 evrih. Podrobnosti o nameščanju programske opreme, pridobivanju digitalnih potrdil ter povezovanju s sistemom, si lahko preberete v Kratkem vodiču po davčnih blagajnah za nevladne organizacije, ki so ga objavili na CNVOS, in sicer v poglavju »Kaj vse je potrebno, da lahko začnemo davčno potrjevati račune?« Veliko informacij je tudi na spletni strani FURS, kjer lahko najdete tudi video vodiče o pridobivanju digitalnega potrdila, povezovanju tiskalnika z mobilno napravo, itn.
Zadnja možnost je izdajanje računov preko knjige vezanih računov. To pomeni, da v prosti prodaji kupite vezano knjigo računov (stane okoli 5 evrov), ki jo nato potrdite preko portala eDavki. Nato so vključeni tudi drugi koraki, ki so opisani v že navedenem vodiču CNVOS pod poglavjem »Če bomo uporabljali vezano knjigo računov«, kratko pa jih povzemamo tudi tukaj. . Pomembno je vedeti, da v kolikor se odločite za ta način, je slednji primeren predvsem za izdajanje manjšega števila računov, saj je po vzpostavljenem sistemu potrebno vsak račun fizično vnesti v poseben program in ga elektronsko s tem zabeležiti pri FURS. Edini strošek v tem primeru je torej nakup vezane knjige računov in čas, ki ga boste porabili za naknadno vnašanje računov v sistem, kar pa je potrebno opraviti vsak mesec do desetega dneva.
V kolikor ste zavezani izdajati račune, ki morajo biti davčno potrjeni, pa je potrebno izpostaviti še eno dolžnost, ki je zapisana v šestem odstavku petega člena Zakona o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) in sicer morate imeti sprejet tudi interni akt, s katerim vsak zavezanec določi: »… pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, naredi popis poslovnih prostorov zavezanca in dodeli oznake poslovnim prostorom zavezanca,…«. Sicer pa ima CNVOS na portalu ePravnik tudi spletno aplikacijo, ki vam pomaga hitro ustvariti Pravilnik o izdajanju računov pri gotovinskem poslovanju. Uporaba aplikacije je brezplačna, potrebna pa je predhodna registracija v sistem.
Naposled morate spoštovati še določilo: »Zavezanec mora v poslovnem prostoru na vsaki elektronski napravi za izdajo računov ali drugem kupcu vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu ter obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun.« Obvestila najdete na spletni strani FURS (glej podpoglavje »Obvestilo o obveznosti izdaje, prevzema in zadržanja računa«) v pdf obliki in ga natisnjenega prilepite na ustrezno mesto.